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名刺交換は、「相手の方に自分を知ってもらう」「相手の方がどういう立場の方かを知る」のが目的です。
従って、一番気をつけなければならないことは、初対面の相手に第一印象を悪くしてしまっては元も子もありません。不快感を与えず良い印象を持ってもらえるような名刺交換についてマスターすることが大切です。

■ 名刺は目下の者から出すのが基本

  • 名刺は目下の者から相手に近づき、先に名刺を出します。
  • もし目上の方に先に名刺を出されてしまった場合は、「遅れまして申し訳ございません」と断って受け取り、すぐに自分の名刺を差し出します。
  • 名刺を同時に出してしまった場合は目上の方が受け取るのを待って相手から受け取るようにします。
  • 同格の者同士が名刺を同時に差し出した場合は、右手で差し出し、左手で受け取るようにします。
  • 相手の方を訪問した際には、「お邪魔します」という意味合いで、訪問した側から先に差し出すようにします。訪問者が明らかに目上の方であれば訪問された側が先に差し出すようにします。

■ 名刺交換は、必ず立ち上がって行うのがマナー

  • 右手で名刺の端を持ち、相手の胸より下の位置で手渡します。
  • 出来れば両手で差し出し、両手で受け取りたいものですが、片手でも丁寧に姿勢良く受け渡せば失礼にはなりません。

■ 名刺交換時の挨拶

  • まず、「初めまして。私、○○社の△△と申します」と会社名と氏名を名乗り、「よろしくお願い致します」とあいさつをします。
  • 次に、ビジネス・営業が目的であれば「名刺交換の目的」で触れたように折角の機会ですから、簡単に以下の事を伝えてみましょう。
  •     「仕事は○○を中心に行っています」
        「得意としている分野は○○です」

  • もし、相手の方が「得意分野の○○について話が聞きたい」という切口 になり、その後の営業活動へのステップになるかも知れません。
    少ない時間での自己PRを大切にしましょう。
  • 自分が名刺を受け取る時は、「ちょうだい致します」、上司や同僚の代わりに名刺を一時預かる時は、「お預かり致します」と言います。
  • 仮に名前の読み方が不明の場合は、「珍しいお名前ですね。なんとお読みすればよろしいのでしょうか」と遠慮なくお聞きしましょう。緊張した 空気も和らぐことになります。

■ 受け取った名刺、しまうタイミング

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  • 受け取った名刺は、すぐに名刺入れにしまわないようにしましょう。名刺入れの上に置いて一緒に持ち、椅子に座る場合は、テーブルの上に名刺入れ、名刺の順に重ねておきます。
    相手が複数名ですぐに全員の名前を覚えきれない時は、相手が座っている順番に並べておくと良いでしょう。
  • 名刺をしまうタイミングは、基本的には「相手の名前を覚える迄」ですが、一般的には打合せや商談が終わるころになります。

■ 名刺を切らしたり、忘れることのないように

  • 名刺交換は、初対面の方との最初を飾る大切なシーンです。外出前にはその日の状況を想定し、名刺入れに入っている枚数を確認しましょう。
  • 万一、名刺を切らしたり、忘れたりしたら、丁寧に非礼をわび、次回に改めてお渡しすることを付け加えましょう。
  • 名刺入れは二つ持つと万全です。男性は胸ポケットに、女性はかば んのすぐに取り出しやすい所に入れておきます。もう一つは予備として 常にかばんの決まった所に入れておけば安心です。